Ficar com a aba de e-mail aberta no navegador já faz parte da rotina de muita gente. Por ter se tornado uma ação automática, muitas ferramentas acabam passando despercebidas, por estarem muito escondidas ou simplesmente por mero desconhecimento.
O portal Fast Company destrinchou o Gmail, plataforma de e-mails do Google, e listou as suas ferramentas mais úteis. Para acessá-las, basta entrar nas configurações da conta. Confira:
1. Aumento do limite de tempo para desfazer o envio
Imagine que você enviou um e-mail inapropriado para a pessoa errada – e o arrependimento veio assim que você clicou em ‘enviar’. O Google disponibiliza um recurso que permite que o envio seja desfeito antes que o e-mail chegue ao destinatário. O tempo padrão de cancelamento é de cinco segundos, mas é possível aumentar esse período para trinta segundos.
2. Envio de respostas padrão
Esta ferramenta está localizada logo abaixo da configuração de “Desfazer envio”. A opção permite que seja enviada uma resposta automática a todas as conversas em grupo. É uma boa escolha para evitar que alguém seja esquecido de ser incluído na lista, mas é importante ter cuidado para não enviar uma mensagem a todos acidentalmente, quando ela na verdade deveria ser encaminhada a apenas uma pessoa. De qualquer modo, o recurso de desfazer envio é muito útil.
3. Organização com estrelas
Este recurso é essencial para pessoas organizadas. O padrão do Gmail é marcar as mensagens com uma estrela amarela, logo antes do assunto do e-mail na caixa de mensagens. Nas configurações é possível escolher entre uma, quatro ou até mesmo todas as estrelas para categorizar os recebimentos, além de alternar entre todas as cores disponíveis. As estrelas não são os únicos marcadores: existem também pontos de exclamação e interrogação, por exemplo.
4. Encaminhamento automático de e-mails
Se você costuma encaminhar os mesmos tipos de mensagens a alguém, algo interessante de se fazer é automatizar o trabalho através do encaminhamento automático com filtro. Para fazer isso, é necessário acessar a aba “Encaminhamento e POP/IMAP” e clicar em “Adicionar um endereço de encaminhamento”.
Depois, digite o endereço de e-mail da pessoa de quem você deseja receber as mensagens. Para que dê certo, é preciso que ela verifique a ação por meio de um código. Uma vez que isso é feito, você pode selecionar a opção de encaminhar todos os e-mails ou clicar em “criar um filtro”.
Digamos que você quer encaminhar automaticamente todas as mensagens enviadas por “[email protected]”. Quando a caixa de filtros for exibida, digite este endereço na linha com o espaço “De” e então clique em “Criar filtro”, na parte inferior da janela.
Em seguida, na próxima página, marque a opção “Encaminhar para:” e selecione o destino de encaminhamento que você já havia criado anteriormente. Quando tudo estiver pronto, clique no grande botão azul “Criar filtro” e é só aguardar as mensagens futuras de Bob sendo enviadas ao e-mail designado.
5. Crie atalhos de teclado personalizados
Se você é um usuário familiarizado com o Gmail, provavelmente já conhece muitos atalhos de teclado que o serviço oferece. Mas há como tornar esses acessos ainda mais úteis configurando-os de acordo com a sua preferência. Ative os atalhos de teclado personalizado nas configurações avançadas da plataforma e clique em “salvar alterações”.
Assim que o Gmail for recarregado, volte ao menu Configurações e você irá notar um novo item chamado “Atalhos do teclado”, no lado direito. Então, é só clicar nele e explorar a lista gigantesca de atalhos padrão, cada um dos quais agora possui uma aba “ou”, em que você pode personalizar com toques de tecla que você preferir.
6. Delegue e-mails ao seu assistente
Se você tiver alguém para te ajudar com seus e-mails, pode conceder acesso à sua conta do Gmail a essa pessoa sem precisar informar as credenciais de login. Na guia de configurações chamada “Contas e importação”, selecione “Adicionar outra conta” na opção intitulada “Conceder acesso à sua conta”. Logo após, digite o e-mail da pessoa a obter o acesso e, em seguida, decida como deseja lidar com os e-mails lidos e enviados em seu nome.
